AFINAL, PARA QUE EU PRECISO DE UM CERTIFICADO DIGITAL?
Você sabe quem precisa de um certificado digital certificado digital? Essa tecnologia está cada vez mais popular entre os empreendedores e profissionais liberais de todos os ramos, isso faz com que muitas pessoas se perguntem sobre a necessidade dessa ferramenta, bem como quais suas vantagens.
O que é um certificado digital?
O certificado digital consiste em um arquivo eletrônico cuja função é a de permitir que pessoas físicas ou jurídicas efetuem assinaturas digitais com plena validade jurídica, identificar-se em ambientes virtuais, realizar transações online com segurança e muito mais.
Veja as características do certificado digital feito por esse processo:
– autenticidade: estabelece a validade da transmissão, garantindo que o destinatário possa comprovar a origem e autoria da assinatura;
– integridade: confirma que o documento não teve seu conteúdo modificado depois de ser assinado digitalmente.
– irretroatividade: assegura que o documento não seja gerado retroativamente no tempo;
– não repúdio: garante que o autor não negue a criação e assinatura no documento.
Quais são os tipos de certificados digitais?
Os tipos de certificados mais utilizados são o e-CPF e e-CNPJ, veja detalhes de cada tipo:
O e-CPF: Consiste na identidade digital da pessoa física no meio virtual. Pode ser utilizado para assinar diversos documentos, se comunicar com órgãos públicos como Receitas e sistemas oferecidos pelo governo como o eSocial, além de auxiliar no envio da declaração do Imposto de Renda (IR).
O e-CNPJ: Consiste na identidade digital da pessoa jurídica no meio virtual. Ele viabiliza a autenticação em vários sistemas públicos e privados, é utilizado para assinaturas de documentos em nome de empresas, se comunicar com órgãos como a Receita, acessar programas do governo, além de emitir NF-e (Nota Fiscal eletrônica) e a NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor eletrônica) entre outras aplicações.
Uma outra modalidade utilizada pelas pessoas é o NF-e, esse é usado especialmente para emissão de nota fiscal, geralmente o interesse por esse tipo são os outros sócios não administradores ou um colaborador para ter autonomia nessa questão digital dentro da organização.
Afinal, quem precisa de um certificado digital?
O certificado digital fornece amplas funcionalidades tanto para pessoas físicas como jurídicas.
Pessoas físicas
Profissionais liberais e pessoas físicas em geral precisam do certificado digital para garantir a autenticidade nas transações eletrônicas e atos na internet. Os contadores, por exemplo, usam o certificado digital para:
– assinar a escrituração contábil e fiscal;
– fazer retificações no CAGED;
– acessar o Receitanet;
– assinar contatos;
– realizar procurações online;
– acessar o site da Receita Federal e solucionar pendências;
– enviar declaração do Imposto de Renda (IR);
Empresas optantes do simples nacional
Conforme a Resolução CGSN 94/11, o certificado não é obrigatório para uma microempresa (ME) ou empresa de pequeno porte (EPP) — tipo empresarial cujo faturamento anual é de até R$ 4,8 milhões —, salvo nos seguintes casos:
– para recolher o FGTS e entregar a GFIP, quando o negócio ter mais de 10 colaboradores;
– quando a legislação municipal ou o CONFAZ exigir a emissão de documentos fiscais eletrônicos;
– prestar informações relativas ao ICMS, desde que estejam obrigadas pela legislação do município ou CONFAZ;
– prestar informações à Receita Federal do Brasil (RFB) sobre manutenção de recursos no exterior.
Isso significa que se a organização tiver dois ou mais funcionários, será necessário ter o certificado digital para se manter regularizada.
Empresas de lucro presumido ou real
Todas empresas desses regimes devem emitir notas fiscais eletrônicas (NF-es), necessitando dos certificados digitais.
Microempreendedor Individual (MEI)
O microempreendedor individual não precisa emitir NF-es quando presta serviços ou vende produtos para uma pessoa física. Entretanto, a emissão se torna obrigatória quando o destinatário é uma pessoa jurídica, independentemente do tipo e tempo de duração dos serviços, tornando necessário o uso de um certificado digital.
Qual é a usabilidade do certificado digital?
Além de garantir a regularidade perante vários órgãos como o Fisco, o certificado digital pode ser utilizado para muitas coisas:
– participar de leilões eletrônicos;
– acessar o e-CAC, Receitanet e outros sistemas da RFB;
– acessar o Conectividade Social (ICP);
– emitir e parcele a Documento de Arrecadação do Simples (DAS);
– cadastrar no INPI;
– emitir declarações do CAGED;
– assinar contratos digitais e de câmbio;
– enviar a DIPJ;
– acessar o SPED FISCAL;
– retificar o DARF;
– elaborar procurações eletrônicas;
Outro certificado digital que fornece diversas funcionalidades especificamente à empresas é o NFe, que permite:
– emitir documentos eletrônicos de diferentes tipos, como a NF-e;
– emitir documento auxiliar da NF-e (DANFE);
– emitir a manifestação de destinatário;
– obter o gerenciamento eletrônico de documento (GED);
– simplificar obrigações fiscais, como a dispensa de obter a autorização para impressão de documentos (AIDF).
Qualquer pessoa pode usar um certificado digital?
Sim, tanto as pessoas físicas como as jurídicas se beneficiam do certificado digital, mesmo que a pessoa não seja obrigada a utilizá-lo, trata-se de um investimento essencial para o seu sucesso profissional ou de sua companhia, já que a tecnologia garantirá diversas vantagens que criam poderosos diferenciais competitivos, como:
– segurança: garante integridade e autenticidade do documento eletrônico. O certificado faz a criptografia dos dados, tornando-os ilegíveis a terceiros de má-fé (hackers) que tentam subtrair os dados;
– economia: elimina a necessidade de impressão de papel, reconhecimento de firma, armazenamento físico, encaminhamentos e materiais físicos;
– otimização e facilidade: torna mais fácil realizar obrigações fiscais, fazer transações bancárias, assinar documentos etc.;
– mobilidade: permite realização de operações de qualquer localidade, bastando ter acesso à internet.
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